ANTENA DO POP - Diariamente o melhor do mundo POP, GEEK e NERD!
Shadow

As 5 melhores práticas de gestão de ativos digitais

No mundo do gerenciamento de ativos digitais (DAM), há um conjunto geral de práticas recomendadas para configuração e manutenção contínua de um sistema DAM. São diretrizes para garantir que ambos comecem com o pé direito e permaneçam no caminho correto. Essas lições daqueles que já fizeram isso antes podem ajudá-lo a evitar algumas de suas dificuldades.

1. Audite seus ativos. Repita.

Auditar seus ativos antes de implementar um DAM é uma etapa importante para garantir que você selecione a ferramenta melhor para você. Uma auditoria completa fornece uma visão completa de todos os tipos de arquivos que você possui e como eles são usados. Isso inclui quem os cria e por quê, quem tem acesso a eles e como e onde estão sendo usados. A auditoria também auxilia na eliminação de duplicatas e versões desatualizadas antes que sobrecarreguem o DAM. Embora alguns ativos legados ainda possam ser relevantes, você não quer ativos que não gerem mais valor.

As auditorias não devem ser realizadas apenas durante a implementação de um DAM. Auditorias regulares são uma etapa fundamental para mantê-lo. O DAM crescerá com o tempo, e ativos estranhos e até mesmo alguns erros certamente aparecerão. Sobrecarregá-lo com muitos ativos cria desafios para encontrar o que você precisa. Você deseja garantir que está armazenando e gerenciando apenas ativos relevantes e necessários e avaliando consistentemente se está ou não atingindo os objetivos definidos para seu DAM.

A maneira mais fácil de manter as coisas sob controle é agendar auditorias regulares e cumpri-las. Auditorias trimestrais são ideais para manter o controle de tudo, mas se você estiver pressionado por recursos, deve se comprometer com pelo menos uma por ano.

Aqui estão algumas coisas que você deve observar durante as auditorias:

  • Os padrões de metadados e convenções de nomenclatura estão sendo seguidos?
  • Os ativos estão sendo colocados nos locais apropriados? Caso contrário, você precisa revisar sua taxonomia e fazer atualizações para refletir as mudanças nos negócios?
  • Os tamanhos e formatos dos ativos adicionados ao seu DAM mudam com o tempo? O seu sistema DAM precisa evoluir para acompanhar as mudanças?
  • Você tem ativos não utilizados ou desatualizados, versões mais antigas de ativos atuais ou duplicatas que deveriam ser eliminadas ou arquivadas?

Avaliar seus ativos pelo valor que eles fornecem será uma atividade contínua durante a vida do seu DAM.

2. Padronize as convenções de nomenclatura

Convenções de nomenclatura padronizadas não são apenas boas de se ter. Se equipes ou usuários individuais decidirem como nomear seus ativos, você acabará no caos. Na melhor das hipóteses, você pode ter um sistema repleto de arquivos rotulados como v1, v2, v10, etc. Na pior, você tem nomes de arquivos que não indicam seu conteúdo. Um sistema de nomenclatura claro, conciso e padronizado facilita a localização e o gerenciamento de ativos. As auditorias serão mais tranquilas se você tiver convenções de nomenclatura bem definidas, comunicadas aos seus usuários e exigir seu uso.

2024 Car Sal Survey V1 800x450 Editado

Participe da pesquisa de salários e carreiras de 2024 da Martech

Da IA às demissões, foi um ano e tanto. Gostaríamos de saber como tem sido para você. Responda a esta breve pesquisa para que possamos ter sua opinião sobre a situação dos salários e carreiras da Martech.


Ao definir suas convenções de nomenclatura, concentre-se em garantir que os nomes dos arquivos sejam fáceis de entender e indiquem a natureza do ativo. No entanto, não caia na armadilha de tentar encaixar todos os metadados mais importantes no nome do arquivo. Não é necessário para pesquisa e pode ser mais confuso para os usuários terem nomes de arquivo longos.

Além disso, esteja ciente de como a interface do usuário do seu DAM pode truncar nomes de arquivos em tamanhos de tela variados. Você também pode descobrir que outros sistemas integrados ao seu DAM truncam de maneira diferente ou até mesmo têm limites de caracteres impostos aos nomes dos arquivos. Seja o mais conciso possível e ao mesmo tempo dê aos usuários visibilidade do conteúdo contido no ativo.

3. Defina funções de usuário

Todo sistema DAM possui opções para gerenciar permissões. Você pode personalizar quem vê quais ativos e quais ações podem ser realizadas com eles, incluindo download, compartilhamento e edição. Funções de usuário claramente definidas simplificam o uso do DAM para seus usuários, dando-lhes acesso apenas ao que precisam e têm permissão para usar. Eles também ajudam a evitar problemas de segurança com ativos restritos e protegidos por direitos autorais. Uma boa diretriz: forneça aos usuários o nível mínimo de acesso necessário para cumprir os requisitos de seu trabalho.

Utilize permissões baseadas em funções para manter o controle e a ordem. Definir permissões no nível de usuário individual pode sair rapidamente do controle e ser um pesadelo organizacional.

Os conjuntos básicos de funções normalmente incluem:

  • Administradores que têm controle total sobre os ativos e funcionalidades do DAM.
  • Gerentes/bibliotecários DAM que têm controle total sobre a taxonomia, ativos e metadados do DAM.
  • Criadores que projetam e editam ativos e os enviam para o DAM. Eles também podem usar o DAM como ferramenta de colaboração com outros criadores.
  • Consumidores que procuram e baixam ativos do DAM.
  • Visualizadores que precisam ver os ativos no DAM, mas não estão autorizados a baixá-los para uso. Isso pode incluir usuários externos que precisam obter aprovação por ativo de alguém de sua organização antes de poderem usar um ativo.

Você também pode restringir o acesso do usuário por fatores como regiões geográficas, departamentos e linhas de produtos. Cuidado com a criação excessiva de funções, no entanto, e acabar com muitas que são quase idênticas. Audite as funções ocasionalmente e veja se alguma pode ser consolidada. Talvez seja necessário atualizar periodicamente suas funções de usuário para refletir mudanças comerciais e organizacionais recentes. Funções com apenas um ou dois usuários em cada uma são boas candidatas para serem mescladas em outras funções semelhantes existentes.

4. Treine usuários novos e experientes

O treinamento é sempre priorizado quando um novo DAM é lançado, e com razão. Os usuários em todos os níveis devem ser devidamente treinados na funcionalidade do DAM e nos fluxos de trabalho e processos que o cercam. Isso é verdade quer o DAM seja a primeira iteração da sua empresa ou uma iteração atualizada. A implementação de um sistema DAM pode representar uma mudança significativa na forma de trabalho quotidiano das pessoas, pelo que estas precisam de estar bem preparadas para se adaptarem às mudanças.

O treinamento deve ser adaptado a cada tipo de função de usuário para garantir que eles aprendam apenas o que é útil para suas necessidades e nível de acesso. É essencial evitar sobrecarregar as pessoas com detalhes que elas não precisam saber. Como as pessoas aprendem de maneira diferente, é benéfico ter sessões presenciais ministradas por instrutores, onde os usuários possam fazer perguntas, bem como documentação escrita e talvez vídeos que eles possam consultar por conta própria.

Dependendo da disponibilidade de recursos, bem como de possíveis desafios de fuso horário, você pode querer empregar um modelo de “treinar o treinador”. Identifique superusuários em diferentes áreas para receber treinamento abrangente e que então forneçam treinamento a outros usuários em sua área designada. Esteja ciente da linguagem que você usa no treinamento e na documentação. Ser excessivamente técnico pode confundir e frustrar usuários menos experientes em tecnologia.

Vá mais fundo: Como o Citizens Bank transformou o conteúdo para atender às novas necessidades dos clientes

O treinamento do usuário não estará completo quando seu DAM estiver instalado e funcionando. Sim, claro, você precisa ter um plano contínuo para integrar usuários novos na empresa ou que mudaram de função e usar o DAM pela primeira vez nessa função. Mas lembre-se de que ao implantar melhorias e atualizações, poderá ser necessário treinamento adicional para todos os usuários.

A documentação escrita deve ser considerada documento vivo, atualizada conforme necessário para mantê-la atualizada. Fornecer treinamento de atualização regularmente, ou pelo menos quando forem identificados problemas relacionados ao treinamento. No mínimo, os usuários devem sempre saber quem contatar em caso de dúvidas e como contatá-los. Os usuários devem ser responsabilizados pelo uso adequado do DAM e pela conclusão das tarefas que lhes são exigidas, como o upload de ativos para o local adequado e o fornecimento de metadados precisos e completos. No entanto, eles não podem ter sucesso sem o conhecimento e treinamento adequados.

5. Analytics e pessoas

O uso regular das análises disponíveis para monitorar seu DAM garantirá que você obtenha o máximo valor dele. Você deseja obter informações sobre coisas como:

  • Quantos usuários estão acessando seu DAM e com que frequência? Você consegue identificar seus superusuários?
  • Quantos ativos estão sendo baixados e quais ativos estão sendo baixados com mais frequência?
  • Quais são os termos de pesquisa mais populares e os filtros de pesquisa usados ​​com mais frequência?
  • Quais termos de pesquisa estão sendo usados ​​e não fornecem resultados? A falta de resultados pode ser remediada com metadados atualizados ou é necessário criar novos ativos para atender a uma necessidade comercial?

Não confie apenas em análises. Converse com seus usuários regularmente. Certifique-se de ouvir de todos os tipos, especialmente daqueles que não o usam com tanta frequência. Alguém que abandonou o DAM porque era muito difícil de usar ou porque não conseguiu encontrar o que precisava pode fornecer informações para melhorar o próprio sistema, além de treinamento e documentação.

Além de conversar com as pessoas individualmente, tenha uma plataforma onde os usuários possam dar feedback continuamente. Descobrir:

  • O que está funcionando para eles e o que não está?
  • O que o DAM poderia fazer para facilitar suas tarefas diárias?
  • Onde melhorias, integrações e automação podem economizar tempo e criar valor?

Não apenas colete feedback, tome medidas sempre que possível. Em seguida, converse com as pessoas que forneceram o feedback para que saibam que estão sendo ouvidas.

Sempre evoluindo

O DAM é um sistema vivo, em constante evolução e necessita de cuidados contínuos. Há um tema nessas práticas recomendadas de auditorias e comunicação regulares. Inevitavelmente, você ocasionalmente se desviará dessas práticas recomendadas, mas ser diligente no agendamento de auditorias e ter comunicação frequente com os usuários o colocará de volta no caminho certo.

Obtenha a MarTech! Diário. Livre. Na sua caixa de entrada.

As opiniões expressas neste artigo são do autor convidado e não necessariamente da MarTech. Os autores da equipe estão listados aqui.