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4 chaves para o planejamento de eventos digitais

Eventos digitais bem-sucedidos exigem um planejamento cuidadoso. Isso significa definir uma estratégia, uma agenda e uma equipe para oferecer uma experiência atraente aos participantes.

“Você sempre quer participantes felizes e engajados que não apenas aprendam por meio de sessões ou se conectem uns com os outros, mas também aprendam, se conectem com sua empresa ou marca e aprofundem seu relacionamento com sua organização”, disse estrategista de eventos, gerenciamento de eventos e logística líder, consultora Marsha Maxwell, em sessão na The MarTech Conference.

Aqui estão quatro etapas principais no planejamento de seu evento digital.

Definindo uma estratégia

A estratégia de evento digital deve incluir metas e objetivos tanto para o seu negócio quanto para o público.

“Como vamos construir o evento certo e como medimos o sucesso?” Maxwell perguntou.

Os objetivos devem estar alinhados com a experiência do evento digital. Cada ação que os participantes realizam deve ter um propósito. Isto significa um planejamento abrangente do evento, bem como uma análise pós-evento para medir o sucesso.

O conteúdo e as mensagens do evento devem corresponder ao público-alvo para garantir que os participantes estejam envolvidos. Defina resultados mensuráveis ​​específicos, que podem incluir reconhecimento da marca, geração de leads, networking entre pares e educação.

Para medir esses resultados, use pesquisas pós-evento, pesquisas de sessão ou até mesmo grupos focais e sessões de feedback ao vivo.

“Se você não consegue medir o evento, então você deveria questionar por que está acontecendo isso”, disse Maxwell.

Vá mais fundo: O que é uma plataforma de eventos digitais e como ela pode te ajudar?

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Orquestre uma experiência amigável

Uma experiência com uma agenda organizada fará ou quebrará um evento digital.

“É preciso equilibrar as preferências do público e incluir intervalos ao construir uma estrutura de agenda de eventos”, disse Maxwell.

Uma agenda organizada inclui a sequência de sessões, intervalos e outras atividades que mantêm o público envolvido. Certifique-se de que essas atividades abranjam todas as pessoas esperadas para participar do evento. E certifique-se de que não haja várias atividades acontecendo ao mesmo tempo que atendam a uma única pessoa. Distribua a programação para que os participantes não enfrentem conflitos confusos de agendamento.

Inclua intervalos entre as sessões – de 10 a 15 minutos – permitindo que os participantes tomem um café enquanto os palestrantes e a equipe do evento se preparam para a próxima sessão. E ao fazer a agenda, considere também os fusos horários em que seus participantes estão, para que não percam sessões importantes cedo ou tarde.

“O tempo é crucial em eventos digitais, especialmente devido à acessibilidade global”, disse “[Factor in] horários dos participantes e capacidade de atenção em eventos digitais. O tempo preciso melhora a acessibilidade, a participação e a experiência geral do evento.”

Monte uma equipe de suporte ao evento

Para realizar o evento, certifique-se de ter uma equipe de suporte que possa ajudar a gerenciar a experiência dos participantes.

Se sua empresa não tiver funções específicas para gerenciamento e suporte de eventos, certifique-se de recrutar esses membros da equipe em toda a organização.

Você precisará de operações de TI ou de marketing para gerenciar problemas técnicos, bem como de profissionais de marketing para ajudar a moderar as discussões. Você também deve ter um gerente de mídia social disponível para compartilhar os destaques do evento nas plataformas sociais.

Após o evento, você também deve ter membros da equipe que possam realizar análises e extrair insights dos dados do evento.

“Ter uma equipe preparada ajudará você a relaxar enquanto executa o evento”, disse Maxwell.

Fornecer um ambiente seguro e produtivo

Proteja os direitos dos participantes abordando a privacidade de dados, direitos autorais e responsabilidade de acessibilidade. Um ambiente seguro e compatível deve ser mantido para todas as partes envolvidas.

“Ter termos e condições legais e diretrizes para eventos digitais estabelece uma estrutura clara sobre o que seus convidados estão participando e como eles se envolvem”, disse Maxwell.

Deixe seus participantes saberem que sua empresa está criando uma experiência segura para todos. Crie e compartilhe um código de conduta e deixe claro que você expulsará os participantes se eles não seguirem o código.

Certifique-se de que qualquer conteúdo de vídeo protegido por direitos autorais esteja em conformidade com as leis de direitos autorais e seja licenciado. Além disso, inclua um formulário de liberação do palestrante para que você possa utilizar o conteúdo pós-evento.

Ao seguir essas quatro etapas, seu evento digital estará no caminho certo para criar uma experiência significativa para seu público.

“Utilizar todo o design do evento ajuda a entregar histórias atraentes que conectam seus participantes às suas mensagens, cria experiências memoráveis ​​e impulsiona o envolvimento e a compreensão em um ambiente digital remoto”, disse Maxwell.

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